Færdigheder Og Nøgleord

Hvad laver en receptionist?

Lær om lønnen, nødvendige færdigheder og mere

IndholdsfortegnelseUdvideIndholdsfortegnelse

Billede af Emilie Dunphy. Balancen 2019

Per definition, en receptionist er den første person, der bliver set af en besøgende i enhver virksomhed. De er en virksomheds første forsvarslinje. Forindgangen til et kontorkompleks eller en medicinsk facilitet vil normalt have en receptionist stationeret der for at dirigere besøgende til det korrekte kontor i faciliteten. Individuelle kontorer i virksomheden kan også have deres egne receptionister.

Receptionistens opgaver og ansvar

Receptionister udfører en række administrative og kontoropgaver:

  • Besvar telefonopkald: Dette kan involvere at modtage beskeder eller dirigere opkald til passende personale og endda direkte besvare generelle spørgsmål fra kunder, kunder og andre.
  • Planlæg kunder og kunder: De fleste receptionister er ansvarlige for at planlægge kunder og kunder til at mødes med personale, eller de vil planlægge personale til off-site opgaver, såsom retsmøder og møder.
  • Modtag besøgende: En receptionist kan måske selv håndtere en klients behov, men leder dem ofte til det rette personale eller det rette sted.
  • Indsaml information: Dette er mest almindeligt for dem, der arbejder i medicinske faciliteter. De kan blive anklaget for at indsamle personlige oplysninger fra nye patienter og bekræfte forsikringsdækning.
  • Svar på indgående mail: Dette inkluderer både e-mail og papirpost, der typisk dirigerer hver enkelt til det rette personale.

Nogle receptionister påtager sig også sekretæropgaver, såsom maskinskrivning, arkivering og kopiering af korrespondance og dokumenter.

Receptionist løn

Lønnen kan variere en del fra branche til branche, men dette er ofte en nybegynderstilling og betaler derefter. Receptionister bliver normalt kompenseret pr. time, men nogle kan tjene løn.

  • Median årsløn: $28.392 ($13,65/time)
  • Top 10 % årsløn: Mere end $40.872 ($19,65/time)
  • Bund 10% årsløn : Mindre end $20.072 ($9,65/time)

Kilde: U.S. Bureau of Labor Statistics , 2017

Uddannelse, træning og certificering

Det er ikke en stilling, der kræver megen uddannelse eller træning.

  • Uddannelse: Receptionister skal typisk have en gymnasial eksamen eller tilsvarende.
  • Uddannelse: Uddannelse er ofte på jobbet og specifik for den særlige branches eller virksomheds behov.
  • Erfaring: Kendskab til computerprogrammer og software kan være nyttigt, fordi mange af en receptionists opgaver fremskyndes af teknologi.

Receptionistens færdigheder og kompetencer

Nødvendige færdigheder til et receptionistjob kan variere afhængigt af branchen, men nogle er fælles for de fleste virksomheder.

  • Faglighed: Du er den første person, en klient eller anden besøgende ser, når de ankommer. Du er deres første indtryk af din arbejdsgiver. Du bør legemliggøre din virksomheds idealer, både i din adfærd og i dit udseende.
  • Kommunikationsegenskaber : Din primære opgave er at hilse på folk. Find ud af, hvad de har brug for, og hjælp dem med at få det. Det meste af denne kommunikation vil være mundtlig, enten personligt eller telefonisk.
  • Interpersonelle færdigheder: Du kommer til at arbejde tæt sammen med forskellige mennesker. Hvis et vigtigt møde falder igennem, skal du måske forklare hvorfor. Hvis nogen har en dårlig dag, kan du bære hovedparten af ​​det, og det kan være kritisk at reagere korrekt.
  • Nerver af stål: Hvis der opstår en nødsituation i eller foran dit forretningssted, er du måske den første person, der skal reagere og beslutte, hvad du skal gøre.
  • Teknologiske færdigheder: Du vil bruge et komplekst telefonsystem, sandsynligvis et med flere interne og eksterne linjer, som du skal fortsætte med at fungere problemfrit. Du skal muligvis også være fortrolig med regneark, tekstbehandlingssoftware, din virksomheds e-mail- og fildelingssystemer og evt. sociale medier platforme.
  • Organisation: Du vil være bindeleddet for en stor del af din arbejdsgivers interne kommunikation, så du bliver ikke kun nødt til at holde dig selv organiseret, men du bliver også nødt til at holde alle andre organiseret. Du er muligvis også ansvarlig for at opbevare og rette læsematerialer eller informationsressourcer i dit venteområde.
  • Mulighed for multitasking: Et telefonopkald vil uundgåeligt komme ind, mens du stadig er på linjen med en anden. Du bliver nødt til at hilse på den nye, der ringer og derefter skifte tilbage. I mellemtiden kan tre personer vente personligt på at tale med dig. Du bliver nødt til at holde hver persons behov adskilt i dit sind, ikke forsømme nogen og ikke blive overvældet eller frustreret.

Job Outlook

Samlet set forventes jobvæksten for receptionister i sundhedssektoren at være omkring 9 % fra 2016 til 2026, hvilket er omkring gennemsnittet. Andre industrier kan blive mere afhængige af teknologi og mindre behov for menneskelige gatekeepere.

Avancement er almindeligt internt. Mange receptionister rykker op til andre stillinger i deres virksomheder.

Arbejdsmiljø

Receptionister kan findes i stort set alle brancher. Det er deres job at vogte døren og opretholde orden over indkommende gæster, telefoner og post. Det betyder, at de ikke har meget i vejen for privatliv. Deres arbejdspladser er typisk placeret i områder med stor trafik, og de skal muligvis håndtere ubehagelige kunder, klienter eller situationer.

Arbejdsskema

Der er typisk tale om en fuldtidsstilling i almindelig åbningstid. Dette kan dog variere mellem virksomheder, der forbliver åbne i weekender, helligdage eller aftener, såsom medicinske faciliteter. Cirka 25 % af receptionisterne arbejder på deltid.

Sådan får du jobbet

SKRIV DET PERFEKTE FØLGENDE BREV

Dit CV behøver ikke stå af sig selv. Et godt følgebrev vil fange din læsers opmærksomhed lige fra starten og tvinge hende til at vende siden og læse videre.

FORSKNING ALMINDELIGE STILLEDE INTERVIEWSPØRGSMÅL

Du vil helt sikkert blive stillet nogle almindelige spørgsmål, når du sætter dig til et interview. Find ud af, hvad de er, lær de bedste svar, og øv dig på dine svar på forhånd.

Sammenligning af lignende job

Dem, der overvejer rollen som receptionist, kan også være interesseret i disse karrierer:

  • Kundeservicemedarbejder: $32.890
  • Informationsmedarbejdere: $33.680
  • Biblioteksteknikere og assistenter: $29.050

Kilde: U.S. Bureau of Labor Statistics

Eksempel på CV for receptionist

Dette er et eksempel på et CV til en receptioniststilling. Download skabelonen til receptionistens CV (kompatibel med Google Docs og Word Online), eller se nedenfor for flere eksempler.

Skærmbillede af et CV-eksempel på et receptionistjob

Balancen 2018

Download Word-skabelonen

Eksempel på CV-receptionist (tekstversion)

Jonathan Ansøger
Moore Avenue 123
Albany, NY 12201
(111) 222-3333
jonathan.applicant@email.com

RECEPTIONIST

Ledelse af et travlt, tempofyldt kontor med professionalisme og effektivitet

Erfaren i både juridiske og medicinske sammenhænge og sætter en ære i at være det første ansigt, klienter ser på kontoret eller den første stemme, de hører i telefonen.

Nøglefærdigheder omfatter:

  • Microsoft Office
  • Multiline telefoner
  • Konfliktløsning
  • Kunde service
  • Meget organiseret
  • Multitasking

PROFESSIONEL OG FRIVILLIG ERFARING

LOVKONTORER FOR SMITH OG REILLY, Colonie, NY
RECEPTIONIST/ADMINISTRATIV ASSISTENT (februar 2015 – i dag)

Første kontaktperson for kunder. Organiser dokumenter som forberedelse til retsdatoer. Planlæg og deltag i møder og tag referat. Øvrige almindelige kontoropgaver.

TANDLÆGEKONTOR AF DR. SMITH, Albany, NY
RECEPTIONIST (november 2012-januar 2015)

Hilste på patienterne, da de ankom. Planlagte aftaler personligt og over telefonen. Håndterede medicinske filer (oprettelse af noteringer, sortering og arkivering). Har rejst krav til tandforsikringsselskaber.

NATIONAL POWER AND GAS COMPANY, Albany, NY
KUNDESERVICEMEDARBEJDER (maj 2011-oktober 2012)

Besvarede kundeserviceopkald og løste problemer og bekymringer. Ledet kunderne til passende ressourcer, når det var nødvendigt. Komfortabelt brugt computerbaseret kundeservicesystem.

CAMP HAPPINESS, Albany, NY
FRIVILLIG RÅDGIVER (juni 2009 – i dag)

Brug en uge hver sommer på at arbejde på lejren for børn i skolealderen. Organiser aktiviteter og tjen som mentor for deltagende unge.

UDDANNELSE OG KREDIT

CITY COLLEGE , Albany, NY
Bachelor of Arts i Business Administration, 2011

Udvide