Top 10 måder at gøre et fjernmøde effektivt på

Brug disse tips til at forbedre dine fjernmøder

Før coronakrisen besluttede virksomhederne selv, om de ville medarbejdere til at arbejde på afstand eller at have et fuldtidskrav til kontordeltagelse. Pludselig vendte verden på hovedet, og et flertal af virksomheder blev forpligtet til at skifte og tilpasse sig en fjernarbejdsmodel.

Men selv når hjemmeboende ordrer til sidst slutter, vil det stadig være en stor færdighed at besidde at vide, hvordan man afvikler et fjernmøde effektivt. Det er også sandsynligt, at denne oplevelse med fjernarbejde - i det mindste en del af, hvis ikke hele tiden - vil have fået nogle tilhængere. Her er 10 måder, du kan hjælpe dig med at gøre dine fjernmøder mest effektive.

Du har brug for fantastiske teknologiske værktøjer

Når du arbejder inden for en medbring-din-egen-enhedskultur (BYOD), vil folk have en række forskellige systemer og muligheder. Dine medarbejdere har dog muligvis ikke det, de skal bruge for at deltage i en vellykket videokonference. Overvej at standardisere bærbare computere eller i det mindste sætte en minimumsstandard, så videokonferencer er klare og effektive.

Du vil gerne have flere typer teknologi, som er aftalt til fjernmøder, så medarbejderne bliver effektive og erfarne. Dette kan også betyde investering i kvalitetsheadset, som kan hjælpe med at blokere baggrundsstøj samt forhindre feedback fra andre på videoopkaldet.

Hold dig til vellykkede mødegrundlag til fjernmøder

Sidesamtaler og chat-chat, før et ansigt-til-ansigt møde går i gang, er almindeligt, men det fungerer ikke altid så godt i virtuelle situationer. Mødeeksperter Bob Frisch og Cary Greene foreslår at have en formel struktur, en tildelt facilitator, en dagsorden og fastsatte tidsgrænser for at holde dit virtuelle møde kørende.

Som med ethvert vellykket møde , skal du også være på forkant med årsagen til, at du indkalder, målet, og hvordan du forventer, at beslutningen, outputtet eller resultaterne ser ud bagefter.

Undervurder ikke socialiseringsfaktoren

Der er forskellige årsager til, hvorfor eksterne medarbejdere måske ønsker at holde møder: deling af information, brainstorming af løsninger, koordinering af aktiviteter og generelt opbygning af teamet. Men en vigtig grund til at holde et fjernmøde er socialisering. Fjerntliggende teams skal bygge sociale bånd for at kunne arbejde bedre sammen. Lige nu skal du muligvis holde flere møder end i 'normale' tider, fordi så mange mennesker føler sig isolerede og adskilt fra hinanden.

'Jo mere du kan opbygge en følelse af fællesskab lige nu, jo bedre for alles følelsesmæssige sundhed og arbejdsindsats,' siger forfatter og det digitale bureau-direktør Howard Tiersky. 'Et velafviklet møde kan faktisk være et lyspunkt i en ellers trist og deprimerende hverdag.'

En virtuel isbryder eller aktivitet vil også hjælpe dig med at starte fjernmødet med en positiv tone og vil tilskynde til en fornuftig omgang med hovedemnet bedre end ledig snak. Selv en sjov isbryder hjælper opvarme gruppens samtale.

Slå lyden fra, når det er nødvendigt

Baggrundsstøj, såsom folk, der tager noter på deres bærbare computere, tilføjer enorm støj til et virtuelt møde. Mind deltagerne om at trykke på mute, hvis de vil skrive (medmindre de taler), eller hvis de har anden støj i baggrunden, såsom børn, tv'er, trafik og kæledyr.

Del dine reaktioner

Selvom du kan se dine teammedlemmer, jo flere mennesker der er i fjernmødet, jo mindre kan du se hinandens ansigtssignaler og læse kropssprog— væsentlige komponenter i kommunikation i et sådant miljø. Dette kan føre til en ubehagelig oplevelse.

Med folk på mute, sammen med mangel på kropssprog og den generelle akavethed ved fjernmødesituationen, kan du have problemer med at fortælle, hvordan folk reagerer.

Hvis nogen laver en vittighed, så sig højt: 'Det er sjovt, fordi de måske ikke ser dit smil eller hører din klukken.

Har en dresscode til fjernmøder

At arbejde hjemme giver generelt en mere afslappet hverdag, men nogle mennesker tager mådehold for langt. For eksempel måtte en dommer i Florida minde advokater om at komme ud af sengen til virtuelle retsmøder og tage almindeligt tøj på. Sørg for, at dine medarbejdere kender virksomhedens forventninger til deres virksomhedspåklædning .

Giv alle deltagere en chance for at tale

I et almindeligt møde kan du forvente, at folk siger fra, når det er nødvendigt. På grund af mangel på sociale signaler og den anbefalede muting, kan folk opleve vanskeligheder med at sige, hvad de har brug for at sige. Det facilitator eller mødeleder bør spørge folk specifikt for at sige fra eller give alle deltagere en chance for at give feedback eller dele ideer.

I et fjernmøde er nogle medarbejdere mere komfortable med at tale, og du vil ikke tillade nogen at dominere. Derfor vil facilitatoren måske kalde på folk ved navn for at give hvert teammedlem mulighed for at kommunikere.

Gør brug af værktøjets chatfunktion og videofunktioner

Hvis dit virtuelle mødeværktøj har en chatfunktion, så bed folk om at bruge det. Chatvinduet er et værdifuldt sted til at notere vigtige ideer og stille spørgsmål uden at afbryde oplægsholderen.

Du vil måske også bede dine fjernmødedeltagere om at tænde for videokomponenten på værktøjet eller den bærbare computer. Dette er en nyttig måde at hjælpe folk med at forblive på opgaven og deltage effektivt i et fjernmøde.

Hvis I kan se hinanden, ved du, om din kollega er engageret i mødet eller ej. Hvis du bruger visuel kontakt, så bed deltagerne om at sidde i et område af deres hjem, der er roligt og ikke visuelt distraherende.

Vær ikke bange for at tage fat på de svære problemer under et fjernmøde

Som Frisch og Greene fra Harvard Business Review hentyder til, kan det være fristende blot at foreslå, at alle venter, indtil de er tilbage på kontoret med at løse visse presserende problemer. Men du er nødt til at tackle dagens emner af bekymring nu. At udskyde problemer tillader dem at accelerere , hvilket er kontraproduktivt for virksomhedens succes.

Behandl mennesker med venlighed og respekt

Mens folk har en tendens til at være mere selvbevidste på kameraet, end de er i ansigt-til-ansigt samtaler, er høflighed altid et godt råd til enhver form for møde. Undlad at kritisere folk for deres belysning, kameraplacering eller andre visuelle problemer under mødet. Tiden til at rette disse ting er før mødet, én til én.

Bundlinjen

Forhåbentlig vil disse tips hjælpe dine fjernmøder til at blive mere effektive og værdifulde. De skal ikke kun tjene som et værktøj til at hjælpe dine medarbejdere med at føle sig mere trygge ved at sidde foran et kamera og deltage, men styrke din evne til at gennemføre og styre samtaleflowet. Og ligesom mange arbejdsudfordringer før det, vil dine virtuelle møder forbedres med tid, øvelse, vedholdenhed og tålmodighed.

Artikel Kilder

Harvard Business Review. ' Hvad der skal til for at afholde et fantastisk virtuelt møde .' Tilgået 22. april 2020.
HR dyk. ' Interager med vilje: Hvordan HR kan tilskynde til effektive onlinemøder .' Tilgået 22. april 2020.
Inc. ' En dommers anmodning fremhæver, hvorfor du har brug for en påklædningskode for fjernarbejde .' Tilgået 22. april 2020.