Jobsamtaler

Top 10 Receptionist-interviewspørgsmål og bedste svar

Sådan forbereder du dig til en receptionistsamtale

•••

Getty billeder

IndholdsfortegnelseUdvideIndholdsfortegnelse

Hos mange organisationer, receptionister er virksomhedens ansigt. Hver ny klient, jobansøger, medarbejder eller tredjepartsleverandør vil gå forbi eller tjekke ind hos en receptionist, så arbejdsgiverne er ivrige efter at finde en, der vil være ansvarlig, venlig og rolig.

Tag dig tid til at gennemgå de spørgsmål, du højst sandsynligt vil blive stillet under samtalen, eksempler på, hvordan du reagerer, og tips til at gøre det bedste indtryk under dine jobsamtaler.

10 typiske spørgsmål stillet i en receptionistsamtale

Her finder du ofte stillede spørgsmål til receptionister, eksempler på svar og tips til, hvad du skal sige under dit interview.

1. Hvad gør du for at følge med i et tempofyldt arbejdsmiljø?

Hvad de vil vide: Din interviewer vil gerne være sikker på, at du kan følge med. Hvordan du gør det er sandsynligvis irrelevant, men du bør have et klart og sikkert svar klar .

Den vigtigste ting, jeg gør, er at bevare roen, da en hektisk, stresset holdning ikke er nyttig og ikke er et godt kig foran personale eller klienter. Jeg forsøger at triage opgaver, så jeg altid arbejder med den vigtigste opgave først. Normalt er det noget, der involverer en af ​​virksomhedens kunder. Ligeledes fører jeg en løbende liste over alt, hvad jeg skal gøre, så jeg ikke forsømmer noget vigtigt ansvar.

Udvide

2. Hvordan holder du din daglige tidsplan organiseret?

Hvad de vil vide: Hvordan du organiserer din dag, er egentlig ikke meningen. Pointen er at demonstrere, at du er velorganiseret og vil udføre alle dine opgaver på en kompetent og rettidig måde.

Jeg starter hver dag med at lave en liste over alt, hvad jeg skal nå. Jeg tjekker min kalender for eventuelle møder eller aftaler, så jeg kan være opmærksom på dem, og få dækning i receptionen, hvis det er nødvendigt. I mit job er kommunikation nøglen, så jeg tager hele tiden telefonen og tjekker min e-mail for nye anmodninger, og opdaterer derefter min to-do-liste med opfølgende opgaver i overensstemmelse hermed.

Udvide

3. Hvilken rolle spiller en receptionist i en kundes første indtryk af en organisation?

Hvad de vil vide: Din interviewer skal være sikker på, at du forstår den stilling, du søger, men dette spørgsmål kan også være kulturelt, der berører din arbejdsfilosofi.

En receptionist kan gøre et stort indtryk – positivt eller negativt – på kunderne. Da jeg er en af ​​de første mennesker, kunderne ser, kan en frustrerende eller dårlig interaktion virkelig forringe deres mening om virksomheden eller den samlede oplevelse, de havde. For mig ligner det, når værten hilser på dig på en restaurant. Hvis de virker hektiske eller opfører sig uforskammet, så kan det senere føles som om, at din mad bare ikke smager så lækkert. Derfor sørger jeg altid for at hilse på folk med et smil på læben og sørge for, at alle kunder føler, at de har fået min fulde opmærksomhed.

Udvide

4. Fortæl mig om en gang, hvor du skulle håndtere en vred kunde eller gæst, enten i telefonen eller personligt. Hvordan håndterede du situationen?

Hvad de vil vide: Dette er et af flere spørgsmål, du kan blive stillet, der involverer, hvordan du håndterer stressede og vanskelige forhold. Du kan også blive spurgt, hvordan du reagerede på kriminel eller uetisk aktivitet. Være ærlig. Overdriv ikke, og sæl heller ikke dig selv kort.

Som receptionist på lægekontoret beskæftigede jeg mig ofte med frustrerede patienter i telefonen. En gang var en kvinde så rasende, at faktureringsafdelingen ikke havde ringet tilbage samme dag, at hun begyndte at skrige ad mig i telefonen. Det var ubehageligt! Det, jeg forsøger at gøre i disse situationer, er at tænke på, hvor stresset personen skal føle sig for at opføre sig på denne måde. Efter et minuts råb sagde jeg: 'Du må være virkelig frustreret. Kan du fortælle mig mere om, hvad der foregår?' Det hjalp med at bremse samtalen og reducere hendes lydstyrke. Hun forklarede hele situationen, og jeg forsikrede hende om, at vores faktureringsperson lige var ude for dagen og ville kontakte mig. Jeg fortalte hende også, at jeg ville lægge en seddel på faktureringspersonens skrivebord og bede hende ringe tilbage til kvinden som hendes første opgave. Ved afslutningen af ​​opkaldet var hun meget roligere og undskyldte for sine tidligere hårde ord.

Udvide

5. Er du villig til at arbejde over?

Hvad de vil vide: Hvis du ikke er villig til at arbejde over, så sig det. Hvis du er villig til at arbejde over, men kun inden for visse grænser, så sig det også. Ja, der er virksomheder, hvor ikke overarbejde vil koste dig jobbet. Men at lave en forpligtelse, som du ikke kan holde, eller sætte dig selv i en position, hvor du er nødt til at ofre din eller din families velfærd for dit job, er ikke en acceptabel mulighed. Du har brug for et job, der matcher din tilgængelighed.

Jeg har det godt med at arbejde over et par gange om måneden, så længe jeg har en dags varsel på forhånd. At have en heads-up gør det nemmere for mig at omarrangere mine planer. I en knivspids kan jeg med stor sandsynlighed også lave overarbejde samme dag, men jeg ville virkelig foretrække at have en dags varsel.

Udvide

6. Hvor mange medarbejdere arbejdede på dit sidste kontor?

Hvad de vil vide: Intervieweren vil gerne vide, hvilken type miljø du har arbejdet i, hvordan det er i forhold til den virksomhed, du interviewer med, og om du er tryg ved at arbejde på små og/eller store arbejdspladser.

På mit sidste kontor var der fem ansatte. Det er lille nok til, at vi begyndte at føle os lidt som en familie. Du ved, alle vidste, at Martha i faktureringsafdelingen havde brug for to kopper kaffe, før du kunne stille komplicerede spørgsmål. Før det var mit kontor dog ret stort - 60 ansatte. Jeg følte mig godt tilpas i begge miljøer, selvom den første måned på det store kontor var lidt udfordrende, da jeg skulle finde ud af, hvem der gjorde hvad, og hvor jeg skulle dirigere opkald med en masse muligheder.

Udvide

7. Beskriv dine tidligere opgaver som administrativ assistent, sekretær eller receptionist.

Hvad de vil vide: Intervieweren ønsker at gennemgå de ansvarsområder, som du har anført på dit CV, og bekræfte, at de passer ind i den stilling, der udbydes. Dette er også en god mulighed for at uddybe de punkter, der er fremhævet i din erhvervserfaring.

Som receptionist hos ABC Financials var jeg den første person for kunder. Jeg besvarede den generelle telefonlinje, samt besvarede telefonerne for virksomhedens fem VP'er. Jeg stod også for at modtage pakker og distribuere post, hilse på og eskortere kunder og leverandører til mødelokaler og holde mig ajour med virksomhedens generelle informationsmail-adresse. Jeg havde også en masse administrative opgaver: Jeg administrerede disse VP'ers kalendere, arrangerede deres forretningsrejser og hjalp med at skabe og forfine PowerPoint-præsentationer og andet materiale til at distribuere ved begivenheder.

Udvide

8. Hvordan prioriterer du opkald, kunder, leverancer og andre problemer, der skal løses med det samme?

Hvad de vil vide: Det Interviewer vil gerne vide, hvor god du er til multitasking , organisering af tid og prioritering af opgaver. Dette er også en god mulighed for at påpege, hvordan du stod over for flere prioriteter og forklare, hvordan du håndterede dem alle.

Multitasking er afgørende, når kontoret er travlt. Når det ikke er uhøfligt, forsøger jeg at udføre et par opgaver på samme tid. For eksempel kan jeg nemt besvare et telefonopkald, mens jeg skriver under på en pakke fra leveringspersonen. Når multitasking ikke er muligt, sætter jeg mit fokus på kunder og kunder som første prioritet. Hvis det er nødvendigt, vil jeg spørge, om de kan give mig et minut til at udføre en anden opgave først – og hvis der er rigtig travlt, prøver jeg at tilkalde en medarbejder for at give mig dækning.

Udvide

9. Hvor stærke er dine computerfærdigheder?

Hvad de vil vide: Intervieweren vil have dig til at bekræfte, hvilke computerfærdigheder du har, om dit færdighedsniveau er foreneligt med virksomhedens forventninger, og hvilke programmer du er mest tryg ved at bruge. Hvis det er muligt, er det en god idé at undersøge, hvilke programmer virksomheden bruger inden interviewet.

Jeg har meget stærke computerfærdigheder. Ud over at være fortrolig med Microsoft Office, plejede jeg også at lave opdateringer til virksomhedens hjemmeside i min sidste rolle, så jeg er også tryg ved at bruge WordPress. Når jeg begynder at bruge et nyt program eller en applikation, oplever jeg normalt, at de fleste af mine spørgsmål kan besvares med en onlinesøgning, selvom jeg også sætter pris på at få en vejledning fra en kollega.

Udvide

10. Fortæl mig om din kundeserviceoplevelse.

Hvad de vil vide: Intervieweren ønsker et overblik over din kundeserviceoplevelse – hvor mange år, specifikke eksempler, og hvilke færdigheder du er tryg ved at bruge til at løse problemer.

Jeg har arbejdet i kundeservice siden jeg var teenager. Mit første job var at arbejde i en boghandel, hvor jeg hjalp kunder med at finde bøger og nogle gange dækkede kasseapparatet. Under college havde jeg også et deltidsjob i detailhandlen, denne gang med at sælge tøj. Så beskæftigede jeg mig selvfølgelig som receptionist hos ABC Company også med kunder, selvom jeg i denne rolle ikke direkte solgte. Jeg føler mig virkelig tryg ved at interagere med kunder og løse deres problemer, uanset om det er at finde den bog, de leder efter, eller ændre deres mødetidspunkt med en leder.

Udvid 1:53

Se nu: Sådan besvarer du 4 almindelige spørgsmål til receptionistinterview

Tips til besvarelse af receptionistspørgsmål

De bedste receptionister er detaljeorienterede, organiseret , og fremragende kommunikatører . Derfor bør kandidater møde op forberedte til at besvare åbne interviewspørgsmål, der vil evaluere erfaring, kendskab til arbejdspladsens værktøjer, proces og færdighedssæt – herunder arbejde med kundeservice, multitasking og evnen til at foretage hurtige vurderingsopkald.

I dette tilfælde leder interviewere ikke nødvendigvis efter ja eller nej svar. I stedet forventer de, at kandidaterne svarer med specifikke eksempler, der beskriver, hvordan de håndterede tidligere situationer på arbejdspladsen, og stiller nøje undersøgte spørgsmål om virksomhedens prioriteter, forventninger, mål og udfordringer.

På grund af stadigt stigende teknologiske fremskridt på arbejdspladsen, skal receptionister også have stærke tekniske færdigheder. Du bør have erfaring med at bruge telefonsystemer og kontormaskiner som printere, kopimaskiner, scannere og faxmaskiner (ja, stadig) foruden computerapplikationer som MS Office og branchespecifik software.

7 spørgsmål at stille intervieweren

Interviewere forventer, at du stiller spørgsmål. Her er en liste over spørgsmål, som du kan stille under eller i slutningen af ​​dit interview:

  1. Kan du fortælle mig mere om det daglige ansvar i denne stilling?
  2. Hvilke egenskaber leder du efter hos en person, du ønsker at ansætte til virksomheden?
  3. Hvad er dine forventninger til dette job, og hvordan måler du succes?
  4. Hvorfor forlod den sidste person, der havde dette job?
  5. Hvem rapporterer denne stilling til?
  6. Hvad er mulighederne for karriereudvikling i virksomheden?
  7. Tilbyder virksomheden nogle uddannelsesmuligheder for medarbejderne?

Sådan gør du det bedste indtryk

En receptionist stilling kan betragtes som entry-level, men det kan også være det første skridt op ad virksomhedens rangstige. En kommende arbejdsgiver vil blive tiltrukket af en selvsikker, selvsikker person. Ofte vil du være den første person, deres klienter eller patienter møder, når de går ind på kontoret for første gang.

Vær sikker på, at dit første indtryk er det bedste, det kan være. Her er hvordan man forbereder sig til en samtale . Sammen med et fremtrædende CV skal du tage dig tid til at klæde delen på, når du interviewer. Hvis du får jobbet, vil du være frontpersonen, og det er vigtigt at vise arbejdsgiveren dit professionelle image.

Hvis du ikke er sikker på, hvad du skal have på til dit interview, så tjek disse tips om hvordan man klæder sig til et interview . Hvis både dit CV og din professionelle påklædning er i orden, og du er parat til at svare på sandsynlige spørgsmål, vil du få succes med at få den stilling, du interviewer til.