Menneskelige Ressourcer

Sætninger til brug i præstationsanmeldelser og andre vanskelige samtaler

forretningsmand i en seriøs samtale med medarbejder

•••

Dan Kenyon / Getty Images

IndholdsfortegnelseUdvideIndholdsfortegnelse

Medarbejderne har brug for feedback at vide, hvordan de har det, og om de lever op til deres leders forventninger. Alle elsker en kritik, når du tilbyder ros og tilfredsstillelse; det er mere udfordrende, når du skal diskutere forbedring af ydeevnen.

Nytten af ​​præstationsanmeldelser

Organisationer afholder en præstationsgennemgang for at give feedback, tilskynde til medarbejderudvikling og vurdere medarbejdernes fremskridt og bidrag. Hvorvidt en medarbejder opfylder og overgår jobforventningerne, er en kritisk komponent i feedbacken om præstationsvurderingen.

TIL formel præstationsgennemgang udfordrer lederens kommunikationsevner, fordi medarbejderen forstår, at resultatgennemgangen vil påvirke hans kompensation. Dette kan forårsage konflikter, angst og sårede følelser. Uanset hvordan din organisation praktiserer ydeevnefeedback, når du har brug for det føre en svær samtale , vil disse sætninger og tilgange hjælpe. Her er nogle taktikker til at give feedback.

Din præstation er enestående

Denne kommunikation er nem, men du kan forbedre dens virkning og effekt. Nævn hvorfor og giv eksempler på årsagerne til at vurdere medarbejderens præstation som fremragende. Medarbejderen vil lære af dine eksempler, og du kan opmuntre hende til at udføre flere af de handlinger, der er identificeret som bemærkelsesværdige.

Din præstation kan forbedres

Kommuniker, at medarbejderen præsterer og opfylder forventningerne til jobbets krav, men han har mulighed for at forbedre præstationen og sigter mod at blive en fremragende bidragyder. Skitsér de områder, der kræver opmærksomhed.

Angiv, at selvom hans præstationer kvalificerer ham til en lønforhøjelse, fordi han med succes udfører de væsentlige jobkrav, vil du gerne se forbedringer på specifikke områder.

Påpeg, at hvis medarbejderen skal opnå den størst mulige lønstigning hvert år skal han forbedre den nuværende præstation for at nå dette mål. Diskuter de områder, hvor han har størst mulighed for forbedring.

Din præstation lever ikke op til forventningerne

Bemærk, at selvom vi har diskuteret hans præstation under ugentlige møder, forbedres den ikke, og det er tid til at tale om en handlingsplan. Alle medarbejdere forventes som minimum at udføre deres jobforventninger.

Angiv de kritiske præstationsområder, der skal forbedres, før du kan fastslå, at hans præstationer opfylder minimumsjobforventningerne.

Påpeg, at medarbejderen ikke udfører de mindste jobforventninger, som du diskuterede for året. Du kan tilføje: 'Måske kommunikerer jeg ikke disse oplysninger klart, så du forstår konsekvenserne af din fortsatte dårlige præstation. Jeg har besluttet, at vores næste skridt er et præstationsforbedringsplan hvor vi sætter mål, laver aftaler, sætter deadlines og forfaldsdatoer og mødes ofte for at vurdere jeres fremskridt.'

Hjælp medarbejderne til at forstå

Fortsæt ikke med at gentage den samme information, når en medarbejder ikke ser ud til at forstå, hvad du forsøger at kommunikere. Find andre måder at sige det samme på, og håb på, at en af ​​dem vil kommunikere dine bekymringer. (Husk, at mangel på klarhed nogle gange signalerer uenighed.)

Fortæl medarbejderen, at du er åben over for spørgsmål, der kan hjælpe med at afklare de punkter, han ikke forstår. Bed ham endelig om at opsummere sin forståelse af dine vigtigste bekymringsområder. (Du kan derefter bestemme, hvad der ikke forstås, og hvor langt fra hinanden du er i kommunikationen.)

Når medarbejderen er uenig

Når du har forsøgt at kommunikere problemerne, noterer du med en medarbejders præstation, og medarbejderen er uenig, er afhøring en anbefalet tilgang.

  • Kan du give eksempler, der vil vise mig, hvad der er galt med min vurdering af din præstation?
  • Hvad tror du, jeg misforstår om den præstation, som jeg regelmæssigt observerede i dette kvartal?

Den feedback, jeg har modtaget fra dine kolleger, teammedlemmer og andre ledere, stemmer overens med mine observationer. Derfor ved jeg, at du er uenig i min vurdering, men jeg har ikke hørt noget i dag, der giver mig lyst til at ændre den. Indtil videre vil min vurdering stå fast. Jeg vil med glæde diskutere din præstation yderligere om en måned på vores ugentlige møde, efter at jeg har set tegn på forbedringer på disse områder.

Opsummering af præstationsgennemgangen

Sig til medarbejderen: 'John, vil du opsummere vores diskussion her i dag, så jeg ved, at du og jeg er på samme side ?' Udtryk tillid til medarbejderens evne til at lære, vokse, ændre sig eller forbedre: 'Jeg er overbevist om, at du vil være i stand til at foretage de ændringer, som vi har diskuteret i dag. Jeg tror på, at du vil være i stand til at foretage disse forbedringer, fordi du har det talent og de færdigheder, der er nødvendige for en præstation over gennemsnittet. Jeg står til rådighed for at hjælpe dig, når du støder på barrierer for din succes, eller hvis du føler, at du vil gå glip af en forfaldsdato eller deadline.Bare lad mig vide, når dette sker, så snart du er klar over det.'

Lav en opfølgningsplan

Udtal: 'Lad os sammen lave en plan for at forfølge disse forbedringer. Jeg vil gerne have feedbackpunkter ofte nok, så vi ved, hvornår der opstår et problem. Tag dig tid mellem nu og torsdag til at komme med en plan for at foretage disse ændringer. På torsdag kan du og jeg blive enige om mål og tidsplaner for planen. Jeg vil også tænke over det og komme forberedt med mine ideer.'

Opnå en aftale om en handlingsplan

Spørg medarbejderen: ' Er du enig i, at dette er en opnåelig plan? Vi har sammensat denne plan, og jeg er overbevist om, at du vil være i stand til at opnå de nødvendige forbedringer inden for de tidslinjer, vi har udviklet. Er du enig? Hvilke bekymringer har du, som vi kan tale om i dag?'

Annoncering af en upopulær lønbeslutning

Fortæl medarbejderen: 'Baseret på din præstation i år har jeg fastslået, at du ikke er berettiget til en lønstigning. Fordi du ikke har opnået dine jobforventninger, vil du ikke modtage en lønforhøjelse i denne cyklus. Jeg vil med glæde diskutere dette yderligere om 4-6 måneder efter, at jeg har set en vedvarende forbedring i din præstation.'

Angiv størrelsen af ​​lønstigningen og det lønbeløb, som stigningen vil indbringe medarbejderens lønseddel med en ny lønstigning. Procentsatser er ikke altid motiverende. Mens medarbejderen sandsynligvis vil lave regnestykket, er dit mål at gøre ham opmærksom på ændringen i løn. Eksempel: 'Din løn forhøjelse er $500, hvilket bringer din samlede løn til $55.000.'

Når du kommunikerer klart og undgår en defensiv reaktion, kan du udtrykke dine forventninger på en måde, som medarbejderen hører. Tal, så medarbejderen lytter, forstår og forbedrer. Når alt kommer til alt, er det ikke målet?