Praksis for mødeledelse hjælper med at forbedre produktiviteten

••• GettyImages/PortraImages

Vi bruger meget af vores arbejdsliv på møder. I mange tilfælde resulterer dårlig mødeledelse i uproduktiv brug af deltagernes tid. I en relateret artikel tilbyder vi vejledning i at omdanne fem almindelige mødescenarier til produktive begivenheder. Her er yderligere ideer til at understøtte styrkelse af nytten, produktiviteten og virkningen af ​​møder.

Mødestyringsnøgle — Stand PAT

Nogle ledere ansætter en P.A.T. tilgang til møder, der kræver en P formål, en TIL genda, og en T imeframe. At bevæbne deltagerne med disse kritiske kontekstpunkter forud for sessionen sikrer, at folk møder op forberedte til at deltage og understøtter mødets overordnede hensigt. En klar P.A.T. outline hjælper med at sikre en produktiv session.

Du bør være i stand til at definere formålet med mødet i højst 1 eller 2 sætninger. 'Dette møde er for at planlægge den nye marketingkampagne' eller 'dette møde er for at gennemgå shippings nye politik for håndtering af returneringer.' Formålet er med til at sikre, at alle ved, hvorfor de er der, hvad der skal gøres, og hvordan man guider fremskridt og driver til en konklusion.

Sæt en dagsorden. Angiv de punkter, du vil gennemgå/diskutere/inspicere. Vi tildeler gerne en tidsfrist til hvert dagsordenspunkt (se nedenfor) og identificerer den person, der er ansvarlig for at moderere diskussionen. Indstil en tidsramme; i det mindste angive et start- og sluttidspunkt. Vi anbefaler også, at der fastsættes en varighed for hvert punkt på dagsordenen. Disse skal svare til den overordnede mødetidsramme.

Start dine møder til tiden

Hvis du arbejder i en af ​​de kulturer, hvor folk risler ind i møder helt op til fem eller ti minutter efter det planlagte starttidspunkt, er det tid til at starte en ny trend. Et firma opfordrer sine ledere til at lukke døren til det planlagte starttidspunkt, og de, der kommer for sent, er ikke velkomne til at deltage. Selvom dette kan være mere drakonisk, end du bryder dig om at handle, bør du ikke have nogen betænkeligheder ved at bringe mødet i orden, gennemgå formålet og bekræfte forventninger og timing.

Vent ikke på, at efterladte dukker op. Når nogen kommer for sent, skal du ikke gå tilbage og gennemgå, hvad der allerede er dækket. Fortsæt med dine mødeemner. Dette vil være besværligt for den efterblevne og forbedre oddsene for, at han/hun kommer til tiden til næste møde.

Hvis mødearrangøren/sponsoren ikke dukker op til tiden, skal du betragte mødet som aflyst og gå tilbage til arbejdet. En fem til syv minutters ventetid er rimelig. Odds er, mødearrangøren løb ind i uventede problemer og ville foretrække, at du ikke spilder din tid på at vente på ham/hende.

Hold mødet til emnet

En god praksis er at tildele nogen rollen som at holde alle på sporet under mødet. For ofte driver diskussioner og forringes derefter til en hvirvel af meninger, ideer, fakta og følelser. Tildel i stedet rollen og informer alle tilstedeværende om, at denne person vil gribe ind, hvis og når diskussionen kommer ud af dagsordenen og det specifikke diskussionsemne. I nogle virksomheder omtales denne rolle som 'Traffic Cope', i andre 'Emnekeeper'. Uanset mærket er rollen yderst hjælpsom til at styrke effektiviteten og produktiviteten af ​​dine møder.

Hvis der dukker yderligere emner op, som ikke er på dagsordenen, men som er vigtige at diskutere, bør disse tydeligt fanges og placeres på 'parkeringspladsen' til fremtidig overvejelse og diskussion eller til et diskret møde. Mødeejeren forbeholder sig retten til at tillade en mindre divergerende diskussion, hvis det understøtter det overordnede mødeformål.

Opbevar og distribuer mødenotater/referater

Det burde en anden end mødearrangøren føre referat af mødet . En god optagelse af referatet vil omfatte:

• Mødetid, dato, sted
• Beskrivelse af formålet
• Kopi af dagsorden
• Liste over deltagere og en liste over dem, der ikke deltog
• En detaljeret oversigt over konklusioner, handlingspunkter, ansvarsområder og datoer for afslutning. Mange notetagere bruger dagsordenen som en guide til at opremse konklusionerne og handlingerne.
• Planlagt opfølgningsmøde, hvis der virkelig er behov for det.

Ideelt set skal du distribuere mødenoterne så hurtigt som muligt efter mødets afslutning og absolut inden for en hverdag. Referaterne og notaterne fungerer som en vigtig påmindelse for deltagerne samt en informationskilde for andre interessenter eller for dem, der gik glip af mødet. Referaterne er et fantastisk værktøj til at minde folk og teams om deres engagerede opfølgningshandlinger.

Bundlinjen

Det er muligt, at et møde vil resultere i et positivt resultat, der hjælper med at drive projekter og mennesker fremad, bare regn ikke med det. En vis flid og bevidst styrkelse af dine mødeledelsesteknikker vil forbedre dine chancer for at opnå et godt resultat.

Opdateret af Art Petty