Menneskelige Ressourcer

Betydningen af ​​dokumentation i menneskelige ressourcer

Dokumentation vil tjene dig godt, juridisk og etisk

Du skal lave dokumentation om medarbejdernes præstation så tæt på hændelsen som muligt, så dokumentationen er præcis.

••• annebæk / Getty Images

IndholdsfortegnelseUdvideIndholdsfortegnelse

Dokumentation er en medarbejders skriftlige og opbevarede optegnelse beskæftigelse begivenheder. Disse optegnelser består af offentlige og lovpligtige elementer, dokumenter, der kræves af virksomhedens politik og praksis, dokumenter foreslået af bedste menneskelige ressourcerspraksis og formel og uformel registrering af ansættelsesbegivenheder.

Dokumentation om en ansættelsesjournal

En medarbejders dokumentation er en skriftlig redegørelse for hans eller hendes handlinger, diskussioner, præstationscoaching hændelser, vidne til politikovertrædelser, disciplinære handlinger, positive bidrag, belønning og anerkendelse, undersøgelser, manglende opfyldelse af krav og mål, præstations evaluering , og mere.

Tænk på ansættelsesdokumentation som din historie om en medarbejders forhold til din organisation – på godt og ondt.

Vedligeholdelse af disse optegnelser gør det muligt for arbejdsgiveren og medarbejderen at bevare en skriftlig historie om de begivenheder og diskussioner, der fandt sted omkring en specifik begivenhed. Dokumentation for ansættelsesforholdet giver en skriftlig dokumentation, der kan være nødvendig for at understøtte sådanne handlinger som medarbejder forfremmelse , medarbejder lønstigninger , og disciplinære foranstaltninger -inklusive ansættelsesophør .

Dokumentation om medarbejdere, når det er nødvendigt, er generelt både positiv og negativ. Det er faktuelt, ikke dømmende. Den beskriver begivenheder, som de opstår, ikke baseret på beskuerens meninger og tanker om begivenheden. Dokumentationen beskriver også de handlinger, der blev truffet i bemærkelsesværdige tilfælde, såsom at give en formel medarbejderanerkendelse eller at træffe disciplinære foranstaltninger.

Husk, at du skal oprette dokumentation så tæt på, hvornår hændelsen indtræffer som muligt, så registreringerne er rettidige, detaljerede og nøjagtige.

I en retssag er dokumentation om en medarbejders tidligere præstation ofte afgørende for det resultat, som arbejdsgiveren oplever af begivenheden. Målet er at give et retvisende billede af medarbejderens præstation uden udelukkende at fokusere på de negative hændelser.

Typer af dokumentation

Politikker, procedurer, medarbejderhåndbog , og præstationsudviklingsplaner er også former for dokumentation, der registrerer forventet medarbejderadfærd og arbejdspladskrav til at opretholde en ordnet og retfærdig arbejdsplads, hvor medarbejderne ved, hvad der forventes af dem.

Optegnelser er også de skriftlige erklæringer fra den anklagede, anklageren og vidner til fjendtlige begivenheder på arbejdspladsen, der involverer ansattes uredelighed som f.eks. seksuel krænkelse eller en anden alvorlig overtrædelse.

Denne dokumentation omfatter også permanente optegnelser, såsom den underskrevne ansættelsesansøgning, skriftlig beskæftigelsesreferencer , ansøgningsmateriale såsom CV og følgebreve og baggrundstjek. Holdt borte fra medarbejders personalekartotek , andet papirarbejde som f.eks I-9 form (der bekræfter medarbejderens berettigelse til at arbejde i USA) vedligeholdes også, ligesom lægejournaler, FMLA optegnelser , og så videre.

Dokumentation kan også være uformel som i en leders optegnelse over hans eller hendes samtaler med en medarbejder i løbet af et år. Det er vigtigt at ledere vedligeholde denne dokumentation på alle deres rapporterende medarbejdere. Ingen medarbejder bør udpeges på grund af præstationer til dokumentation. Denne behandling af en medarbejder anderledes end de andre kan opfattes som diskrimination på et senere tidspunkt.

Dokumentation kan være formel og opbevares hos medarbejderen personalemappe . Medarbejdere forventes at underskrive denne dokumentation for at anerkende, at de har modtaget en kopi og har gennemgået indholdet i deres helhed. Medarbejderens underskrift er ikke ensbetydende med, at der er enighed om udsagn i dokumentationen.

Brug af dokumentation

Dokumentation af kritiske hændelser, uanset om de er positive eller negative, anbefales også, så ledere har en oversigt over medarbejdernes præstationer, der spænder over en periode.

Organisationer kan bruge den dokumentation, de opbevarer, på andre måder. Disse kan omfatte procedurer, arbejdsinstruktioner og computersoftwareinstruktioner for at nævne nogle få, men i forbindelse med menneskelige ressourcer-funktionen er disse de almindelige anvendelser af dokumentation. Det næste afsnit beskriver, hvordan du dokumenterer passende .

Eksempler på ydeevnedokumentation

Dokumentation om en medarbejders præstation vil give dig mulighed for det disciplin , opsige , eller retfærdigt fremme, belønne og genkende medarbejdere. Uden dokumentation er det vanskeligt at argumentere for nogen af ​​disse handlinger og potentielt risikabelt for arbejdsgiveren.

Arbejdsgiveren skal undgå potentielle beskyldninger om diskriminerende behandling af medarbejdere . Bortset fra alle lovligheder ønsker gode arbejdsgivere at skabe et arbejdsmiljø, der er retfærdigt, konsekvent og understøtter medarbejdernes mål og karriereplaner.

Dette miljø understøttes af lederens professionelle dokumentation af medarbejdernes præstationer – både rosende adfærd og handlinger, der skal korrigeres eller forbedres. Hvordan man dokumenterer disse blev diskuteret tidligere i detaljer. Følgende situationer giver dig flere eksempler på passende dokumentation.

Dokumentation af forsinkelser og fravær

Forkert:

Mark kommer normalt for sent på arbejde. Mark savner for meget arbejde.

Ret:

1. april: Mark meldte sig syg og gik glip af otte timers arbejde.

4. april: Mark ankom på arbejde kl. 10.00, to timer for sent fra hans planlagte starttidspunkt.

6. april: Mark planlagde en lægetid og blev derefter hjemme for at få installeret en ny ovn.

12. april: Mark meldte sig syg og gik glip af otte timers arbejde.

Dokumentation af ydeevne

Forkert:

Mary er upålidelig. Hun gør næsten aldrig, hvad hun har forpligtet sig til.

Ret:

2. maj: Mary lovede, at det første udkast til produktforslaget ville være tilgængeligt til gennemgang på dagens ugentlige møde. Mary lavede ikke et udkast til dokument som forventet. Sagde, at hun havde haft for travlt, og at de mennesker, hvis hjælp hun havde brug for, ikke var kommet tilbage med hende.

Lederen svarede: Hvilken hjælp havde du brug for? Information? Hvem er ikke kommet tilbage til dig, og hvad havde du brug for fra dem?

Carl og Michael havde brug for at opdatere Mary om deres fremskridt.

Hvad gør dig så travlt, at du ikke havde tid til at følge dit engagement? Påtager sig for mange forpligtelser med begrænsede timer til at opfylde dem.

Hvad kan jeg gøre for at hjælpe dig?

Hvornår vil du stille dokumentudkastet til rådighed til gennemsyn?

Afslutningsvis

Disse eksempler giver et overblik over, hvordan effektiv dokumentation ser ud kontra dokumentation, der er skrevet forkert. Følg dette råd for effektivt og lovligt at dokumentere politikker, ydeevne og begivenheder på din arbejdsplads.

Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, selvom de er autoritative, ikke er garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Siden læses af et verdensomspændende publikum og ansættelseslovgivning og reglerne varierer fra stat til stat og land til land. Vær venlig søge juridisk bistand , eller bistand fra statslige, føderale eller internationale regeringsressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er til vejledning, ideer og assistance.