Sådan implementeres en langsigtet fjernarbejdsplan

Du kan opfylde både dine medarbejderes og forretningsbehov

•••

Getty Images/Westend61

Fjernarbejde er blevet normen for virksomheder lige fra Twitter og Google til små og mellemstore virksomheder. Statistik viser, at et betydeligt antal af arbejderne fortsat er bekymrede om at vende tilbage til kontoret og at langsigtet fjernarbejde faktisk har forbedret deres produktivitet.

I 2020 State of Remote Work Survey udført af Owl Labs i forbindelse med Global Workplace Analytics, mener 81 % af de adspurgte, at deres arbejdsgiver vil støtte post-COVID-19 fjernarbejde, mens 29 % mener, at deres virksomhed faktisk vil støtte det mere. Derudover sagde 77 % af de adspurgte, at arbejde hjemmefra efter COVID-19 ville gøre dem gladere, og måske mere bemærkelsesværdigt ville næsten halvdelen af de adspurgte søge et andet job, hvis arbejde hjemmefra ikke længere var tilladt.

Så hvis du finder det fjernarbejde er i din virksomheds og medarbejdernes interesse, hvordan laver du en plan for langsigtet fjernarbejde hjemmefra og samler dit team omkring ideen? Hvis du vælger at følge denne vej, vil du være i godt selskab, da Global Workplace Analytics forudsiger, at 25 %-30 % af arbejdsstyrken vil fortsætte med at arbejde hjemmefra flere dage om ugen ved udgangen af 2021.

Definer din vision for langsigtet fjernarbejde

Som arbejdsgiver skal du overveje visse kriterier før etablere og implementere din vision for en fjernarbejde hjemmefra plan. Det vigtigste blandt kriterierne er at undersøge dine medarbejdere for at bestemme deres humør og behov. Find ud af, hvor mange procent af dine medarbejdere og deres teams, der ønsker at fortsætte med at arbejde på afstand, og hvor mange dage om ugen, de foretrækker at komme ind på kontoret.

Bevæbnet med disse oplysninger kan du derefter bestemme og dele dine mål for at tillade medarbejderne at arbejde eksternt på lang sigt. Sørg for, at du er det involverer et betydeligt antal af dine medarbejdere i at udvikle disse planer.

En anbefalet tilgang er at bede den øverste ledelse om at implementere en medarbejderinvolveringsproces, der kan omfatte allehåndsmøder, yderligere undersøgelser og afstemning. Undervurder ikke vigtigheden af at involvere dine teammedlemmer i at træffe beslutninger om deres fremtid på arbejdet.

De mål, du beslutter dig for, skal omfatte:

At formulere en overordnet vision for, hvad du håber at opnå ved at give medarbejderne mulighed for langsigtet fjernarbejde hjemmefra, så de understøtter planen
Hjælp dine medarbejdere med at holde sig sunde
Opnå yderligere stigninger i produktiviteten gennem medarbejdernes komfort og mindre pendlingstid
Skabe mere positiv medarbejdermoral og højere fastholdelsesrater
Økonomiske overvejelser såsom udlejning af mindre kontorlokaler, udlejning af plads, du ejer, og justering af din byggeplan for at rumme mindre medarbejderplads

Sparer omkostningerne ved forretningsrejser
Opsætning af arbejdsstationer og almindeligt anvendte områder for at imødekomme behovet for personlig afstand
Sørg for, at du giver din eksterne arbejdsstyrke den nyeste og mest kraftfulde teknologi og kontorudstyr
At stille den til rådighed følelsesmæssig støtte og balance mellem arbejde og privatliv, som dine medarbejdere har brug for
Bestemmelse af, hvilke stillinger der rentabelt kan arbejde eksternt og med hvilken hyppighed, samtidig med at kundeservice og virksomhedens rentabilitet opretholdes
Tilvejebringelse af de rigtige værktøjer, så arbejdsgangen er stabil og vedligeholdes, såsom at bede teams om at arbejde kernearbejdstider og oprette ugentlige møder

Endelig, og måske vigtigst af alt, er det at styrke dine ledere nøglen til effektiviteten og succesen af din langsigtede fjernarbejdsplan. Som Gallup påpeger, har ingen anden rolle i en organisation større indflydelse, og den måde, hvorpå ledere leder deres teams og positionerer hvert teammedlem til succes, er afgørende for medarbejdernes produktivitet og engagement.

Politikker til støtte for en langsigtet fjernarbejdsplan

Hvis dine medarbejdere har udført fjernarbejde hjemmefra i nogen tid, har du sandsynligvis omformuleret politikker og praksis for at understøtte denne uventede nye normal. Fremover er dette nogle af de HR-politikker og -praksis, du måske vil prioritere at ændre og opdatere til langsigtet fjernarbejde hjemmefra.

De regler, normer og nøglemålinger, du skal udvikle for at bevare og forbedre din organisationskultur og værdier

( Eksempel : Tilbud virtuelle sociale og teambuildingsaktiviteter og medarbejderanerkendelse)

Hvordan du støtter dine medarbejdere følelsesmæssigt og hjælper dem med at praktisere balance mellem arbejde og privatliv

( Eksempel : Overvejer børnepasningsstøtte til arbejdende forældre og mere fleksible medarbejderorlovspolitikker for at imødekomme det nye normale)

Hvordan du vil omfordele infrastrukturbesparelser, når du reducerer behovet for kontorlokaler ( Eksempel: Giver overlegne bonusser til medarbejdere, opgradering af deres teknologi til den nyeste, hurtigste og mest interaktive, leverer bærbare computere og printere til medarbejdere, der har brug for dem, og lægger vægt på træning og udvikling, så medarbejderne fortsætter med at lære nye færdigheder)
Håndtering af medarbejderes evne til sikkert at arbejde på kontoret efter behov

( Eksempel : Imødekomme kontordistancebehov, gøre midlertidige skriveborde tilgængelige i et hotelopsætning og give ekstra sanitet og rengøring til arbejdsområderne)

Fastlæggelse af forventede timer og arbejdsstyrkekrav

(Eksempel : Understreger, at alle eksisterende regler og forskrifter gælder på den eksterne arbejdsplads, som de gør på kontoret, så ingen chikane eller anden fjendtlig adfærd vil blive tolereret. Også understrege, at hver medarbejder forventes at arbejde kernetimer efter behov.)

Ser på hvordan og hvem du ansætter og ombord. Du vil gerne ansætte folk, der vil trives med at arbejde eksternt, og langsigtet fjernarbejde udvider din mulighed for at ansætte folk globalt, så længe du forstår teamets behov for personlig kontakt.

( Eksempel : Ansættelse af folk fra andre stater og udvikling af en ekstern medarbejdertrænings- og onboardingproces)

Understreger behovet for, at medarbejderne dokumenterer deres præstationspræstationer og holder kontakten med deres ledere regelmæssigt for at diskutere kort- og langsigtede karrieremål og udviklingsbehov

( Eksempel : Planlægning af et Zoom-opkald for at opdatere lederen om projektets fremskridt eller anmode om feedback om, hvordan de klarer sig)

Sådan samler du medarbejdere omkring langsigtet fjernarbejde

Ved at følge ovenstående anbefalinger kan du bygge det grundlag, der vil hjælpe dine medarbejdere til at samle sig omkring konceptet fjernarbejde. At engagere dine medarbejdere ved hjælp af undersøgelser til at identificere deres ønsker og bekymringer er det første skridt. Derefter kommer det i anden række at involvere dine medarbejdere i at bestemme forventningerne og behovene på både arbejdspladsen på stedet og fjernarbejdspladserne.

Herefter oplyses medarbejderne om, hvad du kan rumme, og hvad der ikke virker og hvorfor. Så anmod dine medarbejdere om hjælp til problemløsning – måske har de svar, som seniorlederne ikke har fundet.

Bed endelig dine ledere om at lave en plan for deres respektive teams for, hvordan de vil opnå disse 10 støttende kulturimperativer:

Kommunikation og problemløsning
Etablering af normer for adfærd, interaktion og bidrag
Bestem, hvor meget tid dine medarbejdere ønsker at mødes med deres ledere og gør det i orden at tage hensyn til hver enkelt medarbejders forskellige behov
Opbygning af tillid og opretholdelse af en effektiv, understøttende overordnet arbejdskultur
Måling af produktivitet og kvalitet objektivt, så de har færre tillidsproblemer med medarbejderne
Håndtering af medarbejderes følelser af isolation, ensomhed og ensomhed
At blive enige om, hvor lang tid teamet skal være sammen på kontoret

Håndtering af samarbejdsudfordringer, resultater og konfliktløsning
Fastlæggelse af passende arbejdstider, der vil fremme samarbejde, samtidig med at behovet for balance mellem arbejde og privatliv respekteres
Udvikling af en metode til helhedsvurdering periodisk af det nye deltids- eller fuldtidsarbejde hjemmefra eksperiment

Hvis dine teams løser hvert af disse problemer effektivt, og du med jævne mellemrum vurderer, om planerne virker, mens du holder fingeren på pulsen på medarbejdernes moral, kan du opleve, at den nye normal tjener alles behov bedre. Og ved at gøre det kan du skabe en win-win situation, mens du bygger nyt land.

Artikel Kilder

Ugle Labs. State of Remote Work 2020: COVID-udgave . Tilgået 4. november 2020.
Global Workplace Analytics. Work-at-Home efter COVID-19: Vores forudsigelse . Tilgået 4. november 2020.
Gallup. Sådan opbygger du tillid og øger produktiviteten inden for eksterne teams . Tilgået 4. november 2020.