Sådan opretter du et pressesæt til din virksomhed

•••

Paul Suggett

Du har måske hørt udtrykket pressesæt og måske endda modtaget et pressesæt for noget. Selvom formen og funktionen af ​​et pressesæt kan variere meget fra branche til industri, er den accepterede definition af en sådan:

'En pakke med salgsfremmende materiale, der leveres til medlemmer af pressen for at orientere dem, især om et produkt, en tjeneste eller en kandidat.'

Fordi der er så meget variation, lad os se på de faktiske komponenter, der kan udgøre et pressesæt, og hvordan man samler et, der giver dit produkt eller din tjeneste den bedste chance for gratis omtale, også kendt som optjente medier. hvis du gør dit pressesæt korrekt , vil du se et afkast, der er mange gange større end din oprindelige investering, især hvis sættet får dit produkt eller din tjeneste sendetid på nyhedsstationer eller artikler online og i trykte medier.

Oprettelse af dit pressesæt

Der er ingen regelbog om at lave pressesæt, der specificerer, hvilke komponenter du skal inkludere. Dine pressesæt vil variere afhængigt af, hvad du promoverer, og den type medie, der vil modtage dit pressesæt.

De fleste pressesæt udsendes, ofte til folk, der har administrative assistenter, og det er din opgave at skabe et pressesæt, der er interessant nok til at komme forbi gatekeeperen. Indhold og præsentation betyder meget. Du kan også sende dit sæt elektronisk, men hvis det har ti dele, kan det blive besværligt.

Det, du medtager, er meget vigtigt, fordi et pressesæt skal være en nem måde at sætte fokus på dig eller din virksomhed. Tænk på det som din virksomheds største hitsamling, fordi du vil have, at medierne skal vide om dig og dine produkter og tjenester i én ryddelig pakke. De vigtigste pressesætkomponenter, du vil overveje, inkluderer følgende elementer.

Balancen.

Pressemeddelelsen

Dit pressesæts pressemeddelelse annoncerer, hvad du offentliggør. Hvis du har et nyt produkt, hjælper pressesættet med at introducere det. Hvis din virksomhed fusionerer med en anden, forsvarer pressemeddelelsen det.

Du kan inkludere flere pressemeddelelser i dit pressesæt. For eksempel kan et pressesæt til en messe indeholde en pressemeddelelse om virksomhedsfusion, tre pressemeddelelser om nye produkter og en pressemeddelelse, der annoncerer en ny administrerende direktør.

Medtag dog ikke mere end én pressemeddelelse, hvis du kan undgå det. Hvis du sender et pressesæt til en redaktør, skal du kun bruge én pressemeddelelse. Husk, jo mere du inkluderer, jo mere arbejde får du folk til at udføre. Du ønsker at gøre deres arbejde så let som muligt.

Et kort brev/indholdsfortegnelse

Dette er især nyttigt for enhver form for pressesæt, der indeholder en masse forskellige, men lige så vigtige, elementer. Dit brev kan rettes til medierne, hvor du på forhånd takker dem for deres interesse, og så kan du give en oversigt over, hvad der er inkluderet, og fortælle, hvorfor produktet eller tjenesten ville være interessant for dem. Sørg for, at din mediekontakts navn og kontaktoplysninger er korrekte.

A Brochure

PR-professionelle brug pressesæt til at annoncere et nyt produkt, men du kan også inkludere din brochure. Brochurer er især nyttige til at forklare dit produkt eller din tjeneste ud over en simpel pressemeddelelse. Det er ikke kun et visuelt element, men det kan give teknisk information på en ligetil måde. Til et messepressesæt kan du inkludere en række brochurer, der giver redaktør/reporter en stor mængde information om alle de forskellige dine produkter/ydelser.

Vareprøver

Hvis dit produkt er lille nok, og du har råd til det, bør du lægge en prøve i pressesættet. Dette giver redaktører og journalister mulighed for at teste produktet på egen hånd. Sørg selvfølgelig for, at produktet virker, før du sender det til en redaktør. Du ønsker ikke at sende Kablet magasin en ny slags lommelygte, der antændes i flammer under drift.

Hvis dit produkt er for stort, og du vil holde en demonstration på dit anlæg, skal du inkludere disse oplysninger, så redaktøren/reporteren kan komme til dit sted og se produktet tæt på. Eller hvis din messestand har en demo, er det en god måde at give en masse redaktører og journalister fra hele landet en chance for at se dit produkt i aktion.

Hvis du kun har nogle få prøver, skal du oprette en trindelt udsendelse af pressesæt. Topmedierne består muligvis kun af fem til ti forretninger, men de vil være de vigtigste.

Tidligere presseomtale

Hvis du har modtaget gratis mediedækning før, kan du inkludere et ark, der beskriver disse medier. Men send ikke mediedækning fra en direkte konkurrent, ellers bliver den ikke dækket. For eksempel hvis Smukt hus kørte et stykke på dit produkt, send det ikke til Hus & Have fordi de vil sige, at det allerede var dækket af en shelter-publikation. Men hvis dit produkt dukkede op i et CNN-segment, skal du gå videre og inkludere den presseeksponering.

Faktaark

Dette kan være en fantastisk tilføjelse til et pressesæt, fordi det beskriver funktioner, fordele og andre specifikke oplysninger på en måde, der uddanner reporteren eller redaktøren om din virksomhed og/eller produkter med hurtige punktoplysninger. Faktaark kan bruges til produktlanceringer, pressesæt om nyansættelser, nyhedskonferencer og andre områder, hvor du vil give redaktøren nøglefakta, som de måske vil bruge ord for ord.

Virksomhedens baggrund

At skrive en virksomhedshistorieside kan være værdifuld for nuværende og fremtidige pressesæt. Denne baggrundsguide beskriver din virksomheds begyndelse og kan inkludere, hvor din virksomhed er på vej hen. Større præstationer bør inkluderes såvel som eventuelle udmærkelser eller priser. Glem heller ikke dine planer for udvidelse og produktudvikling. Sørg for at opdatere din baggrundsbog på årsbasis for at inkludere eventuelle yderligere præstationer og benchmark-øjeblikke.

Executive Bios

Om det er en ny administrerende direktør , en ny PR-chef eller et nyt medlem af din bestyrelse, er dette stedet for at informere folk om dem, der udgør dit team.

Executive bios giver sammen med billeder i høj opløsning redaktøren tiltrængt baggrundsinformation om kaliberen af ​​mennesker bag virksomheden. Nogle publikationer udskriver en biografi ord for ord, så skriv biografien i tredjeperson i stedet for førstepersons synspunkt. Hold alle bios på én side og inkluder priser og anerkendelser, men ingen personlige oplysninger udover branchetilhørsforhold.

Citatark og FAQ

Et tilbudsark – der indeholder citater fra personerne i din virksomhed – er en strømlinet måde at give travle redaktører citater, de har brug for for at færdiggøre en artikel uden at tvinge redaktører til at spore en virksomheds PR-person.

Dette ark kan indeholde citater fra din ledere , produktudviklere , og endda dine kunder (også kendt som testimonials). Et ark med citater kan besvare de mest åbenlyse spørgsmål, som en redaktør sandsynligvis har. Bare sørg for, at hvert citat læser godt på papiret, fordi det citat højst sandsynligt vil blive brugt ordret på tryk.

Inkluder højopløselige billeder på et flashdrev

Er billeder relevante for dit pressesæt? Hvis det er tilfældet, skal du sørge for, at det er billeder i høj opløsning, der er gemt på en praktisk medieenhed som et flashdrev eller en cd. Du kan også inkludere billeder i høj opløsning på dit websted, som medierne kan downloade. Bare sørg for at inkludere det direkte link til dit billedgalleri i dit pressesætmateriale.