Breve Og E-Mails

Eksempel på forretningsbrevlayout

IndholdsfortegnelseUdvideIndholdsfortegnelse Business Letter Layout


Kelly Miller / The Balance

Layoutet af et forretningsbrev er vigtigt. Strukturer dit brev på den rigtige måde, så bliver det letlæst og professionelt. Dette vil hjælpe dig med at få dit budskab igennem og gøre et godt indtryk på dine kolleger.

Lær hvordan formatere dit forretningsbrev på siden, herunder hvad der skal medtages i dit brev, hvordan man formaterer hvert afsnit, og hvilken skrifttype, hilsen og afslutning der skal vælges. Gennemgå også hurtige tips om stavning, grammatik og tone for at perfektionere dit brev.

Bogstavskrift og mellemrum

  • Placér layoutet ordentligt af de forretningsbreve, du skriver, med mellemrum mellem overskriften, hilsenen, hvert afsnit, afslutningen og din underskrift.
  • Sæt dit bogstav med et enkelt mellemrum og efterlad et mellemrum mellem hvert afsnit. Når du sender maskinskrevne breve, skal du efterlade to mellemrum før og efter din skriftlige underskrift.
  • Venstrebegrund dit brev , så dine kontaktoplysninger, datoen, brevet og din underskrift alle er justeret til venstre.
  • Brug en almindelig skrifttype som Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri eller Verdana. Sørg for, at den skriftstørrelse, du bruger, er stor nok til, at din læser ikke behøver at række ud efter deres briller – standardskriftstørrelsen for disse skrifttyper er 10-punkts eller 12-punkts.

Hvis du sender dit forretningsbrev til en meget konservativ organisation, er det bedst at bruge den traditionelle Times New Roman 12-punkts skrifttype. Brug ikke under nogen omstændigheder afslappede skrifttyper som Comic Sans eller håndskriftsskrifttyper som Lucida på forretningskorrespondance.

Forretningsbrev etikette og tone

Hvis du er vant til at skrive mere uformel korrespondance, er det en god idé at genopfriske din hukommelse om de nødvendige afsnit (f.eks. hilsen) og tone (professionel) i et forretningsbrev, før du skriver dit eget.

Hilsen

Det er stadig standard at bruge modtagerens titel (Hr., Mrs., Ms., Dr., Professor, Dommer) før deres efternavne i hilsen af formel forretningskorrespondance (eksempel: Dear Mr. Smith). Ordet Dear skal altid stå foran modtagerens navn; ikke blot bruge deres navn alene, som du måske gør i tilfældig korrespondance.

På samme måde undgår du at begynde virksomhedskorrespondance med åbninger som Hej, Hej eller Godmorgen. Forretningsbreve skal altid begynde med Kære [modtagers titel og navn]. Undtagelsen er, hvis du bruger hilsenen til hvem det kan vedrøre, når du ikke kender navnet på modtageren.

Lukning

Dine lukning skal tage fejl på den konservatives side. Acceptable lukninger at bruge inkluderer: Med venlig hilsen, Med venlig hilsen, Med venlig hilsen, tak, tak for din overvejelse, respektfuldt og meget respektfuldt (dette forkortes ofte V/R i militær forretningskorrespondance).

Brug ikke afslappede lukninger som: Senere, Cheers, Cordially, Thanks!, TTYL eller Warmly.

Ordvalg og grammatik

Selvom dit ordvalg til forretningsbreve ikke bør være for opstyltede, blomstrede eller udsmykkede, bør du også undgå at bruge slang, forkortelser/akronymer, emojis eller teksttale. Brug ikke de sætningsfragmenter, der almindeligvis bruges, når du sender sms'er. Brug i stedet hele sætninger og pas på kommasplejsninger (hvor to hele sætninger er forbundet med et komma). Læs korrektur omhyggeligt for stavefejl og grammatiske fejl.

Afsendelse af et papirkopibrev

Hvis du udarbejder en papirkopi af dit formelle forretningsbrev i modsætning til en e-mail, skal det papir, du bruger, være et standard hvidt obligationspapir af en anstændig vægt.

Brug ikke den slags farverige eller flamboyante papirvarer, der kan bruges til markedsføring af uønsket post. Det er fint at inkludere et simpelt firmalogo øverst på papiret.

Eksempel på forretningsbrevlayout

Her er et eksempel på hver komponent i et forretningsbrev, og hvordan man formaterer dem.

Dine kontaktoplysninger
Dit navn
Din adresse
Din by, statens postnummer
Dit telefonnummer
Din email adresse

Dato

Modtagers kontaktoplysninger
Navn
Titel
Selskab
Adresse
By, delstats postnummer

Hilsen
Kære Hr./Ms. Efternavn:

Brevbrød
Det første afsnit af dit forretningsbrev skal introducere, hvorfor du skriver.

Giv derefter flere oplysninger og detaljer om din anmodning i de følgende afsnit.

Det sidste afsnit skal gentage grunden til, at du skriver, og takke læseren for at have gennemgået din anmodning.

Lukning
Med ærbødighed,

Underskrift
Håndskrevet signatur (for et papirbrev)

Skrevet signatur

Udvide

Gennemgå et eksempel på et forretningsbrev

Dette er et eksempel på et forretningsbrev. Download skabelonen for forretningsbreve (kompatibel med Google Docs og Word Online), eller se flere eksempler nedenfor.

Skærmbillede af et eksempel på et forretningsbrev Download Word-skabelonen

Gennemgå et eksempel på et forretningsbrev (tekstversion)

Xavier Lau
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
555-555-5555
xavier.lau@email.com

1. september 2021

Portia Lee
Ejer
Acme Rejser
321 Metropolis Ave.
New City, NY 12345

Kære fru Lee:

Jeg skriver til dig i dag på vegne af Happyland Helpers. Vi er en lille organisation, der hjælper lavindkomstfamilier, der har brug for efterskole for deres små børn. Vi tilbyder tilskud til familier og gratis transport til deres børn, så de kan komme i en af ​​de lokale fritidshjem.

Hvert år afholder vi en fundraising-begivenhed: Happyland Carnival på Floyd Rosedale Middle School. Jeg håber, du kan være interesseret i at donere til vores stille auktion og lodtrækning.

Vi leder efter varer som gavekurve, husholdningsartikler, legetøj og andre nyttige ting. Kontante donationer er også værdsat, hvis du foretrækker det. I år går alt overskud til at købe den nye varebil, som vi skal bruge til at transportere børnene.

Hvis du er interesseret i at give en donation, så lad mig det vide via e-mail xavier.lau@email.com eller på mobiltelefon (555-555-5555), hvis du har spørgsmål.

Med venlig hilsen

Underskrift (papirbrev)

Xavier Lau

Udvide